Как лучше сформулировать автоматический ответ об отсутствии в офисе

Как лучше сформулировать автоматический ответ об отсутствии в офисе

Вы никогда не задумывались над тем, чего можно достичь автоматически рассылаемым ответом на имейлы, в то время как вы в отпуске или в командировке? Эта известная всем функция электронной почты важнее, чем нам представляется.

С каждым из нас такое случается, а порой - достаточно регулярно. Вспомните: за окнами офиса - благоухающий летними ароматами вечер, из паба через дорогу уже выходят повеселевшие люди, улицу пересекают девушки в летних платьях, мужчины в рубашках с закатанными рукавами...

А вы судорожно пытаетесь завершить офисные дела, чтобы спокойно уйти на выходные. Но уйти не получается.

Вы рассылаете последние имейлы, но на каждый из них подозрительно быстро приходит ответ. Да-да, тот самый автоматический "меня сейчас нет в офисе" (по-английски out-of-office, сокращенно OOO - Прим. переводчика), который со скрытой насмешкой напоминает о пока недоступном для вас мире отдыха за окном и одновременно отодвигает от вас этот мир еще дальше.

Ох уж это OOO… Трудно придумать более подходящее сокращение - именно "о-о-о…". А еще точнее - ох.

Два вида страха преследуют вас: страх пропустить что-то важное и страх перед неподъемной, неразгребаемой горой почты, которая накопится за время вашего отсутствия.

Все это заставляет нас время от времени украдкой заглядывать в рабочий почтовый ящик на протяжении всех выходных.

В начале этого года британский комик Стив Куган воплотил тенденцию нового отношения к автоматическим ответам в собственном ООО.

Те, кто посылал письмо Кугану, тут же получали такой имейл:

"Я сейчас не на работе, поэтому не могу и не собираюсь отвечать на ваше письмо. Если ваш имейл - по срочному вопросу, то вам лучше было бы попробовать сначала позвонить мне. Сам факт того, что вы выбрали в качестве способа общения письмо с длинными фразами и готовы ждать моего ответа, говорит о том, что вы действительно можете подождать, даже если вы и поставили на своем имейле красный восклицательный знак, чтобы он выделялся среди остальной почты в моем ящике. Нет, со мной это не сработает".

Не правда ли, каждому из нас время от времени хочется написать что-нибудь столь же раздраженное?

Дизайнер из Лос-Анджелеса Пол Вудс, автор книги "Как прекрасно выполнять свою работу, не будучи при этом засранцем" (How to Do Great Work Without Being An Asshole), предлагает свой вариант автоматического ответа:

"Уважаемый автор письма,

Как вы уже знаете, я в отпуске. Тем не менее, вы, судя по всему, вопиющим образом игнорировали многочисленные имейлы, разговоры с глазу на глаз и месседжи, в которых я на протяжении прошлой недели сообщал об этом. Поэтому ниже вы найдете подробный перечень того, что я не собираюсь делать, пока не вернусь…"

Среди пунктов этого перечня неделания - ношение одежды (даже в публичных местах) и умеренность в употреблении крепких спиртных напитков.

"Мир и так слишком серьезен - людям нужна определенная доля легкомыслия, часто им это даже нравится", - говорит Вудс.

Он признается, впрочем, что отказался от использования автоматических ответов - но не по идеалистическим соображениям:

"Когда прошлый раз я пытался настроить ООО, я сделал что-то не так, и система стала рассылать мои ответы по всем адресам, в том числе и на письма, полученные еще в прошлом году".

Конечно, мы прошли долгий путь в наших отношениях с имейлом. Наше сердце уже не вздрагивает, когда мы слышим звук входящей почты (разве что от отвращения).

Наверняка вам известно множество полуанекдотических историй о том, как люди настраивают свои ООО. У кого-то, например, почтовый клиент автоматически удаляет все непрочитанные письма спустя всего неделю (в то время как его хозяин собирается в отпуск на две недели).

А кто-то пишет в поле автоматического ответа всего одно короткое слово: "нет".

Как говорится, каждое послание несет свое послание - даже самый примитивный автоматический ответ, сообщающий лишь, что вас нет в офисе и не будет всю следующую неделю. Так почему бы не добавить ему немного индивидуальности?

Вы можете подарить своему автоответчику проказливый характер. Можете отказаться от слов и заменить их гифками или эмодзи.

А можно прибегнуть к помощи поэтической ретроформы, когда на странице (на экране) слова располагаются таким образом, что образуют изображение - например, пальмы.

Впрочем, следует помнить, что степень персонализации автоответа зависит от сферы вашей деятельности. И то, что позволено и даже приветствуется в творческих профессиях, будет выглядеть неуместным в финансовой сфере.

Но, независимо от того, что написано в ваших должностных обязанностях, скромный автоматический ответ на имейл может гораздо больше, чем просто сообщать людям о вашем отсутствии.

Искусно и неброско сформулированный, он даже способен помочь вашему бизнесу. Например, в ожидании ответа от вас человек может познакомиться с вашим новым веб-сайтом или подписаться на вашу ежемесячную рассылку.

Звезда Голливуда Райан Рейнольдс, купивший компанию по производству джина, прошлым летом показал, как превратить автоответчик в инструмент маркетинга.

"Спасибо за ваш имейл и за интерес к Aviation American Gin! Я сейчас далеко от своего рабочего стола, но отвечу вам, как только у меня будет такой стол", - написал он сначала.

Через несколько месяцев появился второй вариант: "Это мой только второй по счету автоматический ответ об отсутствии в офисе. Мне сказали, что он должен быть коротким и милым, но никогда - слишком личным или эмоциональным".

После того как телеведущий Джимми Фаллон попросил Рейнольдса зачитать в прямом эфире этот текст, около 20 тыс. имейлов, пришедших в один день по адресу , обрушили серверы скромной компании.

Но в то же время это привлекло внимание розничных торговцев и ресторанов, захотевших иметь джин Рейнольдса в своем ассортименте.

Тот совет, которым шутливо поделился Рейнольдс, однако, противоречит последним трендам, в частности - изложенному в статье в Harvard Business Review. Да, короткий, да, милый. Но почему отвергаются эмоциональность и индивидуальность?

Задумайтесь: ведь два последних ингредиента - как раз то, что помогает вашим корреспондентам почувствовать связь с вами.

Раскрасьте ваш OOO штрихами информации о себе - почему бы не сказать, куда и зачем вы уехали? Это может стать исходным пунктом будущей беседы, когда вы вновь встретитесь с человеком, написавшим вам.

Именно за это давно выступает Кейт Ливер, австралийская писательница и автор только что вышедшей книги "Лекарство для дружбы: Манифест восстановления связей в современном мире" (The Friendship Cure: A Manifesto for Reconnecting in the Modern World).

"Обычно я описываю самое вкусное, что собираюсь попробовать во время поездки. Мне говорили, что люди испытывают чувство белой зависти - они рады за меня", - рассказывает она.

Типичный автоматический ответ от нее таков: "OOO: пытаюсь съесть столько мороженого, сколько вешу сама. К моей радости, wifi на обдуваемых ветром итальянских пляжах плохой, так что я вряд ли смогу прочитать ваш имейл в ближайшие дни".

Самодовольство... Его крайне трудно избежать в подобных OOO. Лондонский поэт Риши Дастидар отдал почтовый автоответчик на растерзание своему желанию выпендриться - он пишет все автоматические ответы в стихах.

"Ну да, тональность этих стихотворений немного самодовольная. Но если ты сообщаешь коллегам, что тебя нет на месте, почему бы не сделать это со вкусом и огоньком?" - отмечает он, добавляя, что, между прочим, автоответчик - один из немногих способов, гарантирующих то, что тебя обязательно прочитают.

Вот, например, как Дастидар сообщает, что уехал в Париж. Для этого он использует форму триолета (триолет - стихотворение в восемь строк, из которых 4-я и 7-я повторяют первую, а восьмая - вторую, причем всё стихотворение написано на две рифмы. - Прим. переводчика).

Побег на бульвар Бельвиль

Я уехал в отпуск в Париж,

так что au revoir до второго,

и вот поэтому - триолет;

Я уехал в отпуск в Париж.

Надеюсь, что ты простишь,

уверен - там будет кайфово.

Я уехал в отпуск в Париж,

так что au revoir до второго.

Но, может быть, мы все делаем неправильно, еще глубже загоняя себя в технологическое рабство и пыхтя, придумывая наполненные индивидуальностью и скрытым маркетинговым посланием тексты для своего автоответчика?

Может быть, нам лучше быть более сдержанными в своих ООО, чтобы те действительно работали?

Профессор Нью-Йоркского университета Мередит Бруссар, автор книги "Искусственная глупость. Как компьютеры не понимают мир" (Artificial Unintelligence: How Computers Misunderstand the World), черпает вдохновение для своих посланий в автоответчике из жизни американского поэта и писателя Элвина Брукса Уайта, который однажды отверг приглашение президента страны Эйзенхауэра, написав тому: "Я вынужден отказаться - по секретным причинам".

Автоответчик Мередит Бруссар присылает вам такую фразу: "Меня нет на рабочем месте - по секретным причинам".

Неплохой повод для продолжения переписки, не правда ли?

Оригинал BBC Capital.